Gestión de documentos

Uno de los módulos más importantes relacionados con los usuarios, es el que permite la gestión de administración de la documentacion requerida por la institución. Permite solicita grupos de documentos a ciertos usuarios con roles específicos.

Este módulo conts de dos partes principales, la primera de ellas es el registro individual de cada uno de los documentos; y segundo el registro de las asignaciones de conjuntos de documentos a los usuarios.

Registrar nuevo documento

Para registrar un nuevo documento:

1. Dirige a Usuario ► Documentos ► Documentos
2. Haz clic en Registrar nuevo documento
3. En el formulario, rellena la información necesaria:

• Nombre del documento: Es el documento solicitado, ejem: INE, Acta Nacimiento
• Es obligatorio: Marca esta casilla si el documento solicitado es de carácter obligatorio
• Modalidad de entrega:
  • Permitir al usuario subir y actualizar la documentación
• Modalidad Visibilidad: -Es visible después de subida la documentación
• Extensiones permitidas: Aqui seleccionaras las extensiones permitidas para los archivos que suban los usuarios. Generalmente se usa PDF,JPG,JPEG,PNG

Registrar nueva agrupación de documentos

Para registrar una nueva agrupación realiza lo siguiente:

1. Ve al menú Usuarios Documentos
2. Haz clic en el tab Agrupaciones
3. Haz clic en el botón Crear nueva agrupación
4. Rellena los datos necesarios
   • Nombre de la agrupación
   • Maestrar en: De momento seleccionar unicamente en Perfil
   • Roles aplicables: seleccionar los roles a los que se les requiere los documentos
   • Seleccionar el departamento y las secciones aplicables

Relacionar documento a la agrupación

Ya haz creado una agrupación, sin embargo esta se encuentra vacía. Para relacionar los documentos que debe contener la agrupación.

1. En el listado de agrupaciones haz clic en la agrupación a la que quieres agregarle documentos.
2. En la ventana emergente, busca el nombre del documento previamente registrado
3. Haz clic en asignar.

Subir documentos

Una vez que se haya configurado los documentos, y asignado conjuntos de documentos a roles y secciones, es hora de subir los documentos.

Este paso le corresponde a los usuarios de los cual queremos su documentación, para ello cada usuario desde su cuenta realizará lo siguiente:

1. Inicia sesión en su cuenta
2. Haz clic en la foto de perfil que se encuentra en la esquina superior derecha
3. Haz clic en Editar Perfil
4. En el menú lateral izquierdo da clic en Documentos
5. Del listado de agrupaciones despliega cada una haciendo clic en su nombre
6. Sube cada documento de forma individuals

Revisar documentos

Una vez que los usuarios haya subido sus documentos en tiempo y forma.

Un administrador debe realizar la aprobación de los documentos subidos. Para ellos realiza lo siguiente:

1. Haz clic en Usuario ► Documentos ► Conjunto de Documentos
2. En la fila del conjunto de documentos, da clic en los tres puntitos y luego en Ver entregas
3. Ahí, podras ver las entregas realizadas por los usuarios según la configuración del conjunto de periodos