Comenzando
Si eres nuevo usando VIRTUD, esta sección te puede servir para la configuración inicial de la nueva plataforma de tu institución.
Una vez hayas contratado VIRTUD CLOUD y tengas activa tu plataforma de gestión escolar integral, será necesario realizar algunas configuraciones para dejar funcional la plataforma y preparada para que nuestros usuarios puedan acceder al contenido de ella.
Para ello es necesario que entiendas cómo se estructuran los módulos del sistema y cómo se relacionan entre sí.
Mapa de módulos
La plataforma se organiza en siete áreas funcionales. Las capas superiores dependen de las inferiores: no puedes inscribir alumnos sin antes tener una estructura organizacional, ni calificar sin tener cursos y periodos definidos.
Descripción de cada área
⚙️ Configuración
Base invisible de todo el sistema. Define qué pueden hacer los usuarios según su rol, cómo se ve la plataforma (marca, colores, dominio propio), qué módulos están activos y cómo se envían las notificaciones por correo.
🏛️ Estructura Organizacional
El esqueleto de la institución. Debe configurarse primero ya que todos los demás módulos dependen de ella.
| Concepto | Función |
|---|---|
| Planteles | Sedes físicas o virtuales de la institución |
| Departamentos | Agrupaciones académicas dentro de un plantel (ej. Facultad de Ingeniería) |
| Secciones | Divisiones dentro de un departamento (ej. Lic. en Desarrollo de Software) |
| Ciclos Escolares | Períodos académicos (semestres, años, trimestres) |
| Planes de Estudio | Malla curricular asignada a una sección |
| Horarios | Bloques de tiempo vinculados a un plan de estudios |
Los nombres de estos conceptos son configurables por institución. "Departamento" puede llamarse "Facultad", "Sección" puede llamarse "Licenciatura", etc.
👥 Usuarios e Inscripciones
Gestión de los actores del sistema. Los Alumnos y Profesores deben estar inscritos en una Sección dentro de un Ciclo Escolar para poder interactuar con el contenido académico. La inscripción puede hacerse de tres formas: masiva, manual o a través de un proceso de admisión pública.
📚 Académica / LMS
El corazón del aprendizaje. Los Grupos agrupan Alumnos, un Profesor y un Curso dentro de una Sección y Ciclo. Los Cursos contienen el contenido estructurado en Bloques → Lecciones → Contenido. Los Exámenes pueden vivir dentro de un curso o ser independientes. Las Evaluaciones consolidan las calificaciones del ciclo usando Periodos y Aspectos.
💰 Cobranza y Finanzas
Todo lo relacionado con el cobro a alumnos. Los Conceptos definen qué se cobra (colegiatura, inscripción, materiales) y se asignan a secciones o alumnos individuales. Pueden cobrarse en caja, por plan de pagos o mediante pasarelas electrónicas (Stripe, Fintoc).
🌐 Cursos Digitales
Permite vender cursos al público general sin que los compradores sean alumnos inscritos. Las Ofertas agrupan uno o más cursos de tipo digital y tienen una URL pública propia. Soporta oferta gratuita, pago único y suscripción.
🔧 Sistema
Herramientas transversales que funcionan sobre todos los módulos: Auditoría registra automáticamente cada acción relevante del sistema, Importación permite cargar usuarios y cursos en bulk desde CSV, e Informes genera reportes académicos y de cobranza.
Relaciones entre entidades clave
Dos entidades son el eje central de toda la plataforma:
- Sección → eje organizacional (todo pertenece a una sección)
- Ciclo Escolar → eje temporal (todo ocurre en un ciclo)
Flujo de configuración inicial recomendado
Sigue este orden para dejar la plataforma lista desde cero:
- Configuración — Define roles y personaliza la apariencia
- Estructura — Crea Planteles, Departamentos y Secciones
- Ciclos Escolares — Define el primer ciclo activo
- Planes de Estudio — Asigna la malla curricular a las secciones
- Usuarios — Importa o crea Alumnos y Profesores
- Inscripciones — Inscribe alumnos al ciclo activo en su sección
- Cursos — Crea el contenido académico y asígnalo a grupos
- Evaluaciones — Configura periodos y aspectos de calificación
- Cobranza — Define conceptos de cobro y asígnalos a secciones o alumnos
- Pasarelas — (Opcional) Conecta Stripe o Fintoc para cobros en línea
Los pasos 1–4 son prerrequisitos para casi todo lo demás. Configura la estructura organizacional con cuidado antes de agregar usuarios o contenido.
Los módulos de Cursos Digitales, Encuestas e Inventario son independientes y pueden configurarse en cualquier momento una vez que la estructura base esté lista.