Introducción a Cobranza
El módulo de Cobranza centraliza todo lo relacionado con la gestión financiera de tu institución: desde la definición de los conceptos que cobras, hasta el registro de pagos y la emisión de facturas.
Para acceder al módulo dirígete en el menú lateral izquierdo a Cobranza.
Conceptos del módulo
Productos y servicios
Son los conceptos de cobro que ofrece tu institución, por ejemplo: colegiaturas, inscripciones, uniformes, libros, entre otros. Cada concepto tiene un precio base, configuración de recargos e IVA.
Ver guía de productos y servicios →
Periodos de pago
Los periodos agrupan los cobros bajo un ciclo escolar o lapso de tiempo determinado, por ejemplo: Ciclo 2024-2025 o Semestre enero-junio 2025. Los planes de pago siempre están asociados a un periodo.
Planes de pago
Un plan de pago es un conjunto de conceptos de cobro (con montos, fechas límite y condiciones) que se asigna a uno o varios alumnos. Por ejemplo, puedes tener un plan "Preparatoria turno matutino" con colegiatura mensual e inscripción anual.
Descuentos y becas
Puedes definir descuentos generales (por monto fijo o porcentaje) y becas individuales que se aplican sobre los conceptos de un plan de pago. Las becas se asignan directamente al alumno.
Ver guía de descuentos y becas →
Cajas
Las cajas representan los puntos de cobro físicos o virtuales de tu institución. Cada cajero abre una sesión de caja al iniciar su turno y la cierra al terminar, manteniendo un registro de los pagos recibidos durante esa sesión.
Pasarelas de pago
Permiten que los alumnos realicen sus pagos en línea de forma autónoma. VIRTUD CLOUD es compatible con Stripe (tarjeta de crédito/débito) y Fintoc SPEI (transferencia bancaria mediante CLABE dinámica).
Ver guía de pasarelas de pago →
Facturación
VIRTUD CLOUD se integra con el PAC Factura Siempre para emitir y timbrar comprobantes fiscales digitales (CFDI) ante el SAT. Los alumnos pueden solicitar su factura una vez registrado su pago.
Flujo general de cobranza
El flujo típico para comenzar a cobrar en la plataforma es el siguiente:
- Crea tus productos y servicios (conceptos de cobro).
- Define un periodo de pago para el ciclo escolar.
- Crea un plan de pago y agrégale los conceptos con sus fechas y condiciones.
- Asigna el plan a los alumnos correspondientes.
- Registra los pagos desde Caja o permite que los alumnos paguen en línea a través de una pasarela de pago.
Configura primero tus productos y servicios y tus periodos antes de crear planes de pago, ya que los planes dependen de ambos.