Facturación
VIRTUD CLOUD utiliza los servicios de Factura Siempre para conectarse a un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) y timbrar comprobantes fiscales digitales (CFDI) ante el SAT.
Las facturas serán timbradas por el Proveedor de Certificación de razón social: Centro de Validación Digital CVDSA, S.A. de C.V.
Folios de timbrado
Existen dos modalidades de consumo de folios:
- Prepago — Se adquiere una cantidad fija de folios que se consumen durante un tiempo indefinido.
- Postpago — Se contrata una suscripción mensual y se pagan los timbres consumidos del mes anterior.
Adquirir folios
Cualquiera que sea la modalidad elegida, deberás comunicarte por correo electrónico con el equipo de VIRTUD CLOUD para habilitar los folios en tu cuenta y validar el pago.
Configuración inicial
Antes de poder emitir facturas debes configurar al menos un emisor y una serie de folios.
Crear un emisor
El emisor es la persona física o moral que aparece en las facturas como quien las emite. Se configura desde Facturación → Emisores.
El proceso de creación tiene tres pasos:
Paso 1 — Datos generales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Razón social | Nombre fiscal completo del emisor tal como aparece en el SAT |
| RFC | RFC del emisor con homoclave |
| Código postal | Al ingresarlo se autocompletan estado, municipio y colonias disponibles |
| Estado / Municipio / Colonia | Domicilio fiscal del emisor |
| Calle y número exterior | Completar la dirección fiscal |
| Régimen fiscal | Uno o más regímenes fiscales aplicables (ej. 601 General de Ley Personas Morales) |
| Emisor global | Marca esta opción si este emisor se usará para todas las facturas de la institución. Si tu institución tiene múltiples planteles o secciones con distintos emisores, desactívala y asigna el emisor al campus o sección correspondiente |
Paso 2 — Logo
Sube el logotipo del emisor que aparecerá en el PDF de la factura.
Paso 3 — Certificados CSD
Sube los archivos del Certificado de Sello Digital (CSD) emitidos por el SAT:
- Archivo
.cer(certificado) - Archivo
.key(llave privada) - Contraseña del certificado
Asegúrate de que los certificados CSD estén vigentes. Los CSD tienen una vigencia de 4 años desde su emisión. Puedes renovarlos en el portal del SAT.
Crear una serie de folios
Las series permiten organizar y numerar las facturas. Se configuran desde Facturación → Series.
- Da clic en Nueva serie.
- Completa el formulario:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Identificador de la serie, por ejemplo: A, F, 2025 |
| Asignar a emisor | Emisor al que pertenece esta serie |
| Folio de inicio | Número desde el que comenzará la numeración, por ejemplo: 1 |
| Folio final | Último número disponible en esta serie, por ejemplo: 1000 |
- Da clic en Guardar.
Datos fiscales del alumno
Para emitir una factura, el alumno debe tener registrados sus datos fiscales (RFC, razón social, código postal, régimen fiscal y uso de CFDI). Estos se configuran desde el perfil del alumno en la sección de Finanzas.
Si el alumno no tiene datos fiscales registrados al momento de facturar, el sistema no podrá completar el CFDI.
Generar una factura tras un pago
Al completar un pago en caja, el sistema ofrece automáticamente la opción de generar la factura correspondiente. El tipo de CFDI generado depende del monto pagado:
| Situación | Tipo de CFDI |
|---|---|
| El alumno paga el total del concepto | Factura PUE (Pago en Una sola Exhibición) |
| El alumno paga menos del total | Factura PPD (Pago en Parcialidades o Diferido) + Complemento de Pago |
Proceso de facturación
- Tras confirmar el pago, el sistema muestra el modal de facturación.
- La etiqueta PUE o PPD se determina automáticamente; no es configurable.
- Completa los datos requeridos:
- Emisor: selecciona el emisor que aparecerá en la factura.
- Serie: selecciona la serie de folios a utilizar.
- Forma de pago: elige el método con el que se recibió el pago (efectivo, transferencia, tarjeta, etc.).
- Receptor: selecciona los datos fiscales del alumno previamente registrados.
- Da clic en Generar factura.
Al completar el proceso, el sistema entrega los archivos PDF y XML del CFDI timbrado.
Si el cajero omite la facturación en el momento del pago, el alumno podrá solicitarla posteriormente desde su historial de pagos, siempre que aún haya folios disponibles.
Consultar facturas emitidas
Todas las facturas generadas quedan registradas en Facturación → Emitidas. Desde ahí puedes:
- Filtrar por fecha, alumno o tipo de CFDI.
- Descargar el PDF y el XML de cualquier factura.
- Consultar el UUID del timbrado.
Cancelar una factura
Cancelar una factura ante el SAT y cancelar un pago en el sistema son dos operaciones independientes que deben realizarse por separado y en orden.
1. Cancelar el CFDI ante el SAT
Desde Facturación → Emitidas, localiza la factura y da clic en el ícono de cancelación (círculo con línea). El sistema mostrará el modal de cancelación.
Selecciona el motivo de cancelación:
| Motivo | Descripción |
|---|---|
| 01 | Comprobante emitido con errores con relación (requiere proporcionar el UUID del CFDI sustituto) |
| 02 | Comprobante emitido con errores sin relación |
| 03 | No se llevó a cabo la operación |
| 04 | Operación nominativa relacionada en factura global |
Da clic en Confirmar cancelación. El resultado puede ser uno de dos:
Cancelación inmediata — La factura queda con estado Cancelada de inmediato. Puedes continuar con el paso 2.
Pendiente de aceptación — Cuando el SAT requiere que el receptor (alumno) acepte la cancelación, la factura queda en estado Pend. cancelación. En este caso aparece un botón de sincronización en la fila.
Mientras una factura esté en estado Pend. cancelación, el pago vinculado no puede cancelarse en el sistema. Debes esperar a que la cancelación sea confirmada.
Verificar el estado de cancelación pendiente
- Localiza la factura con estado Pend. cancelación.
- Da clic en el botón de verificación (ícono de sincronización).
- En el modal, da clic en Verificar estado SAT.
- Si el receptor ya aceptó la cancelación, la factura pasará a estado Cancelada y quedará desvinculada de todos los pagos asociados.
- Si aún no fue aceptada, el estado se mantiene pendiente. Repite el proceso más tarde.
2. Cancelar el pago en el sistema
Una vez que el CFDI está confirmado como Cancelada, el pago queda desvinculado de la factura y puede cancelarse desde el perfil del alumno.
- Ve al perfil del alumno → sección Finanzas o Estado de cuenta.
- Localiza el concepto correspondiente y abre el historial de abonos.
- Da clic en el botón de cancelación del abono.
- Configura las opciones del modal:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Reabrir saldo (activado) | El abono deja de contar para el saldo del alumno, volviendo a generar adeudo pendiente |
| Reabrir saldo (desactivado) | El abono queda cancelado solo como marca administrativa; el saldo no se ve afectado |
| Motivo | Texto opcional para registrar la razón de la cancelación |
- Da clic en Confirmar cancelación.
El abono cancelado permanece visible en el historial del alumno. No se elimina del registro, solo se marca como cancelado.